Blog

Casus: Conservatoir bewijsbeslag leggen op digitale documenten

Bij WeDo Legal passeren verschillende zaken en cliënten de revue. In overleg met de cliënt wordt gekeken naar de beste oplossing. In deze blog neemt Ferenc Welten u mee in een recente case waarbij conservatoir bewijsbeslag gelegd werd op digitale documenten. Lees verder om stap voor stap te horen hoe dit in zijn werk gaat.

De beginsituatie: het onrechtmatig toekennen van documenten
Onlangs meldde zich een werkgever bij mij met het volgende probleem. Een werknemer had ontslag genomen. Op de laatste feitelijke werkdag leverde de werknemer zijn laptop in en verdween spoorslags, zonder iets te zeggen. Er had al meer gespeeld en het gedrag van de werknemer wekte argwaan. Mijn cliënt ontdekte dat de werknemer, alvorens te vertrekken, nog veel bestanden had gedownload van de interne kantooromgeving naar de laptop en vervolgens naar zijn eigen online-omgeving. Mijn cliënt confronteerde de werknemer met zijn bevindingen, maar die ontkende. Mijn cliënt vroeg mij wat hij nu kon doen. De bestanden waren namelijk door mijn cliënt als ‘vertrouwelijk’ geclassificeerde digitale documenten, die de werknemer koste wat kost zou moeten teruggeven. De reputatie van mijn cliënt was in het geding.

Aangezien de werknemer ontkende de bestanden nog te hebben en deze bestanden niet alleen snel verwijderd of verplaatst zouden kunnen worden, maar ook snel verveelvoudigd, besloten we conservatoir bewijsbeslag te leggen.

Wat is conservatoir bewijsbeslag?
Door middel van conservatoir bewijsbeslag kan beslag worden gelegd op documenten en andere zaken die in het bezit zijn van de tegenpartij, in dit geval de werknemer. Het kan gaan om papieren documenten of digitale bestanden op de laptop, telefoon, USB-stick of een andere elektronische gegevensdrager.

Om conservatoir bewijsbeslag bij de tegenpartij te (laten) leggen is voorafgaande toestemming (verlof) van de rechtbank vereist. Hiertoe moet door een advocaat een verzoekschrift worden ingediend. Om te vermijden dat de tegenpartij deze documenten en andere zaken die als bewijs kunnen dienen, laat verdwijnen, wordt de tegenpartij (de beslagene) in de regel niet eerst door de rechtbank gehoord voordat toestemming voor het leggen van beslag wordt gegeven.

Strenge eisen
Er worden strenge eisen gesteld aan bewijsbeslag en een rechtbank verleent het verlof tot beslaglegging pas, indien aan de volgende vereisten is voldaan:

Rechtmatig belang: noodzakelijk is dat de beslaglegger een rechtmatig belang heeft bij de beslaglegging. Hij moet aan de rechtbank toelichten in het verzoekschrift waarom de documenten en bestanden waarop hij beslag wil laten leggen, relevant zijn voor de beoordeling van zijn vorderingen.
Rechtsbetrekking: er moet een rechtsbetrekking bestaan tussen de beslaglegger en de beslagene. In arbeidszaken is dit in de regel de arbeidsovereenkomst, maar ook een onrechtmatige daad van de werknemer kan als zodanig worden aangemerkt.
Specificatie van documenten: de beslaglegger moet in het verzoekschrift zo specifiek mogelijk aangeven op welke bestanden en bescheiden hij beslag wil laten leggen. Dit is noodzakelijk om zogenoemde ‘fishing expeditions*’ te voorkomen. (*Bij een fishing expedition ‘hengelt’ een partij bij een tegenpartij naar informatie zonder precies te weten welke informatie deze heeft. Vaak gebeurt dit in concurrentiezaken in dit is in principe niet toegestaan.)
Subsidiariteit: de beslaglegger moet ook duidelijk maken waarom het bewijsbeslag noodzakelijk is en niet op een andere, voor de beslagene minder ingrijpende wijze kan worden bewezen. Daarnaast moet de beslaglegger ook motiveren waarom gegronde vrees bestaat dat de bestanden en/of bescheiden zonder het bewijsbeslag verloren zullen gaan.
Proportionaliteit: tot slot moet de beslaglegger in het verzoekschrift motiveren waarom zijn belang bij beslaglegging voorrang heeft boven het belang van de beslagene bij de eerbiediging van zijn privacy. Daarbij dient hij aan te geven op welke wijze de overlast voor de beslagene zoveel mogelijk kan worden beperkt en op welke wijze de vertrouwelijkheid van de in beslag te nemen bestanden en bescheiden is gewaarborgd.

Deze voorwaarden zijn stevig en dat is ook logisch, want het conservatoir bewijsbeslag is een ingrijpende middel, vooral omdat er niet alleen op een zakelijk adres maar ook op een privé-adres beslag gelegd kan worden. Beslaglegging zou op gespannen voet kunnen staan met het recht op eerbiediging van de huisvrede en privacy.

Hoe gaat conservatoir bewijsbeslag in de praktijk?
Als eenmaal verlof is verleend, dan kan tot beslaglegging worden overgegaan. Dit gebeurt door de deurwaarder, vaak vroeg in de ochtend, in het gezelschap van een team van particuliere rechercheurs of IT-specialisten om het pand en alle gegevensdragers te doorzoeken. Daarnaast is een hulpofficier van justitie aanwezig met eventueel nog agenten voor het geval de vaak nietsvermoedende beslagene agressief wordt of weigert mee te werken. Eventueel kan ook een slotenmaker worden ingeschakeld als de beslagene niet thuis is, maar het heeft de voorkeur om beslag te leggen als de beslagene thuis is.

De onderzoekers zullen vervolgens, onder toezicht van de hulpofficier van justitie, het pand en de daar aanwezige gegevensdragers onderzoeken. Als de in het verzoekschrift genoemde bestanden worden aangetroffen, zullen deze zoveel mogelijk ter plaatse worden gekopieerd om de overlast voor de beslagene zoveel mogelijk te beperken. Zijn het te veel bestanden, dan worden de gegevensdragers meegenomen en wordt de inhoud gekopieerd, waarna de gegevensdragers worden teruggegeven.

Bewaarneming en afgifte
De in beslag genomen (kopieën van) documenten en bestanden worden vervolgens opgeslagen door een derde partij, de bewaarnemer. Zowel de bewaarnemer als de onderzoekers zijn verplicht tot geheimhouding en mogen dus geen enkele mededeling doen aan de beslaglegger over de in beslag genomen bewijsstukken. De beslaglegger mag de in beslag genomen bestanden en/of bescheiden pas inzien als de rechter daarvoor toestemming heeft verleend. Daarvoor is vereist dat de beslaglegger naar het oordeel van de rechter een rechtmatig belang heeft bij afgifte van de in beslag genomen bestanden. Het is ook mogelijk dat de beslagene alsnog toestemming geeft. Dit zal hij mogelijk doen als hij zich een beeld heeft gevormd van zijn rechtspositie, als hij weet dat de beslaglegger over de bewijsstukken zal kunnen beschikken. Dan zal hij mogelijk de zaak willen regelen en het niet laten aankomen op een procedure die nog meer kosten met zich meebrengt.

Eind goed al goed
U zult zich wellicht afvragen hoe het in de casus van mijn cliënt afliep. Nadat ik verlof (toestemming) had verkregen van de rechter om conservatoir bewijsbeslag te leggen, is de deurwaarder aan het werk gegaan. Hij heeft, bijgestaan door de hulpofficier van justitie en de IT-specialisten, vroeg in de ochtend rond 7:30 aangebeld bij de woning van de (inmiddels oud-)werknemer en vervolgens beslag gelegd op diverse gegevensdragers. De oud-werknemer was compleet verrast en bleef tijdens de beslaglegging ontkennen. Hij zou een jurist inschakelen, maar werkte verder gelukkig goed mee. Uiteindelijk zag de oud-werknemer zijn fout in en is de zaak met een vaststellingsovereenkomst geregeld en zijn de kosten van mijn cliënt allemaal vergoed. En mijn cliënt? Die was erg tevreden over de snelle en goede afwikkeling van deze kwestie. Case closed.

Meer blog